Getting Things Done که به اختصار GTD خوانده می شود، به معنای "انجام دادن کارها"، یک روش مدیریتی است که توسط دیوید الن خلق شده است و در کتابی به همین نام شرح داده شده. GTD بر اصولی تکیه می کند که شخص وظایف را در خارج از ذهن خود نگهداری می کند. به این وسیله ذهن از امر به یاد آوردن تمام چیزهایی که باید انجام شوند رها شده و صرفاً بر انجام آن کار تمرکز می کند. این روش با تکیه بر حافظه خارجی نمونه ای کاربردی از تئوری علمی ذهن گسترده یا ممتد خواهد بود.

در سیستم مدیریت زمان سنتی اولویت ها نقش مرکزی را بازی می کنند. در مقابل آلن در روش خود دو مفهوم کلیدی را مطرح می کند (کنترل و چشم انداز)، آلن از سه الگوی اساسی برای رسیدن به کنترل و چشم انداز نام می برد:

-یک چرخه کاری.
- یک بدنه کاری با 6 سطح از درجات تمرکز.
- روش نقشه ریزی طبیعی.

GTD ذخیره کردن ، ردیابی کردن و بازیابی تمامی اطلاعاتی را که با کار مورد نظر و انجام دادنی مرتبط هستند، آسان می کند. آلن عقیده دارد تمامی موانع و انسدادهای ذهنی که با آن برخورد می کنیم، به دلیل نقشه مناسب و کافی نداشتن است. برای مثال در یک پروژه ما باید بدانیم به چه می خواهیم دست یابیم و چه کارهای مشخصی برای رسیدن به آن باید انجام شوند؟ این کار با تمرین زیاد به دست می آید در نتیجه در ذهن ما یک سری از کارهای متوالی ذخیره می شوند که در آینده نیاز نخواهد بود برای رسیدن به آن نقشه جدید بکشیم.

آلن ادعا می کند سیستم به یادآوری ذهن ما ناکاراست و به ندرت به یاد ما می آورد که در حال حاضر چه باید بکنیم؟ در نتیجه کارهای بعدی که در بخش مطمئن سیستم ما ذخیره می شوند محافظین خارجی هستند که آنچه واقعا باید انجام شود را به یاد ما می آورند.

نقل قولی از کتاب دیوید آلن:
همه چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش می آید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفته است. برای پروژه های خود یادآور بسازید و سیستم را همیشه به روز و کامل نگه دارید و همواره بررسی کنید.

مهمترین اصول در GTD این ها هستند:
-جمع آوری کن.
- پردازش کن.
-مرتب کن.
-بررسی کن.
-انجام بده.

 

مثالها و توصیه هایی ساده در این باره که بد نیست بیشتر درباره آنها بیندیشیم و جزو عادات همیشگی مان قرار داهیم .

ما همه می خواهیم کارها انجام شوند، چه کارهایی که مجبور به انجام آن هستیم تا سپس بتوانیم به کار مورد علاقه خود بپردازیم، چه برتر از آن، کارهایی که دوستشان داریم و جزو اهداف زندگی مان هستند. در اینجا تعداد زیادی فن و نکته را با هم مرور می کنیم که در کنار هم باعث خواهند شد کارها به خوبی به انجام برسند.

1- مهم ترین کارها (م ت ک): در آغاز روز یا شب قبل سه کار از مهم ترین 4 کاری که باید در روز آینده انجام دهید مشخص کنید. آنها را اول از همه انجام دهید. حتی در پایان روز اگر نتوانید کار دیگری غیر از آن سه تای اصلی انجام دهید، روز مفیدی را گذرانده اید.

2. طرحهای بزرگ: طرحهایی که شما در هر فرصت اضافه ای به سراغشان می روید. طوری برنامه ریزی کنید که بصورت روزانه یا هفتگی وقتی اختصاص دهید و این سنگ بزرگ را به تدریج به جلو برانید.

3. صفر کردن صندوق پست: هر ایمیلی را که بدستتان می رسد همان لحظه بخوانید و درباره اش تصمیم بگیرید. باید آن را پاک کنید؟ در لیست قرار دهید یا برای آن نیاز به یک منبع دارید؟ آن را در پوشه دیگری بگذارید. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنید و به روز دیگر موکول ننمایید.

4. زودتر از خواب برخیزید: با یک ساعت زودتر از خواب برخاستن، یک ساعت مفید به زندگی تان آغاز کنید. یک ساعت قبل از هر شخص دیگری.

5. خلق ایده: عمل تولید ایده های متنوع بدون ویرایش یا سانسور خودتان. خیلی از مردم برای این کار از نقشه های ذهنی استفاده می کنند. به چیز یا فکری که قرار است شکل بگیرد بچسبید و از میانه آن را دنبال کنید و شروع کنید هر چه به ذهنتان می رسد را بنویسید. زیرمجموعه ها و موضوعات ریز و درشت آن را بسازید. به این توجه نکنید که ایده ها خوبند یا نه؟ فقط آنها را از ذهنتان بیرون بکشید. بعد از مدتی خودتان از ایده های نو خلاقی که بدست می آورید تعجب خواهید کرد.

6. شکار لحظه ها: همیشه چیزی برای یادداشت برداری با خود داشته باشید مثل کاغذ و خودکار، یا PDA یا یک بسته کارت که برای همین کار استفاده شده.

هر فکری را که به ذهنتان می رسد شکار کنید هر چیزی مثل ایده، طرحی برای پروژه، قرار ملاقاتی که فکر می کنید به آن نیاز است یا حتی خریدی که باید از فروشگاه انجام دهید. منظم بررسی اش کنید و هر چیزی را به جایی که به آن تعلق دارید انتقال دهید.

7. خواب بیشتر: خواب برای سلامتی، یادگیری و هوشیاری ضروری است. تحقیقات نشان می دهد بدن در طول نود دقیقه به یک چرخه خواب کامل فرو می رود پس خواب کمتر از آن تاثیری مانند خواب واقعی نخواهد داشت البته حال شما را بهتر خواهد کرد. هر شب هشت ساعت بخوابید. به خواب به چشم یک لذت نگاه کنید نه به چیزی که مجبورید انجام دهید یا جزو تفریحات غیرجدی است.

8. قورباغه را قورت بده: کاری را که بیشتر از همه از آن بدتان می آید اول انجام دهید. بر اساس این نظریه که اگر اولین چیزی که صبح می خورید قورباغه باشد، بقیه روز به آن بدی نخواهد بود!

 

برای تمام چیزهایی که جهت تمام کردن پروژه نیاز است از پیش برنامه ریزی نکنید. تنها بر چیزی تمرکز کنید که دقیقا کار بعدی شماست و باید پیش برود. معمولاً تمرکز بر کار کوچک بعدی منجر به انجام دادن کار بعدی شده و همینطور ادامه می یابد تا به مانع بربخوریم مثلا به اطلاعات بیشتری نیاز پیدا کنیم یا به کمک کسی محتاج شویم پس متمرکز شوید و هرکار را جداگانه انجام دهیم. مثال: شما نمی توانید کابل را نصب کنید، شما تنها می توانید از شرکت پشتیبانی بخواهید تا برایتان نصب کند.

دسته بندی کردن کارها: کارهای همانند را یکباره با هم انجام دهید. برای مثال ایمیل ها را در طول روز و تک و توک نخوانید. بجایش یک ساعت را اختصاص دهید و همه ایمیل ها را یکجا بخوانید این کار را برای پیغام های صوتی ، فایل بندی ها و غیره نیز انجام دهید.

زنجیره را نشکن: برای دنبال کردن اهداف روزانه تان از یک تقویم استفاده کنید. یک روز برای ورزش، یک روز تصمیم می گیرید هزار لغت بنویسید و غیره. هر روز این زنجیره بزرگتر می شود و آن را تا حد ممکن نشکنید تا به موفقیت مطلوب برسید.

بررسی: وقتی در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام دادید و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسی کنید و اگر کار جدیدی قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنید.

نقش ها: هر کسی در زندگی اش نقشهای متفاوتی بازی می کند برای مثال یک نفر می تواند در زندگی شخصی اش معلم، دانشجو، همسر، فرزند، برادر عمو و .. باشد. درک درست از هر نقش و آموختن جداسازی این نقشها در همه حال، برای ایجاد توازن در زندگی ضروری است تا شما را به هدف نزدیکتر کند.

غرق شدن در کار: این حالت زمانی اتفاق می افتد که شما انقدر جذب کار شدید که از گذشت زمان آگاه نیستید و گویا کار بصورت خودکار جلو می رود. رهایی از این وضعیت بصورت هوشیارانه سخت است اما می توان شرایطی را پیش بینی کرد که مانعی در مسیر گذاشته شود تا شما به خود بیایید و مقداری آرامش و استراحت داشته باشید.

ایجاد محیط شخصی : می توانید در حال کار یک هدفون در گوش خود بگذارید مردم وقتی کسی را با هدفون می بینند کمتر مزاحمش می شوند. لازم نیست حتما موسیقی گوش بدهید، فقط خودتانید که می دانید چرا هدفون در گوش دارید!

حافظه کتبی: به حافظه خود اعتماد نکنید و از همه چیز یادداشت بردارید، این واقعا کمک می کند. با مغز خود فکر کنید و با یادداشت منبعی داشته باشید که بتوان به آن رجوع کرد یا مسیر را دنبال کرد.

اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهید. این فکر را رها کنید که هر کاری را در بار اول باید کامل و بی نقص انجام داد. به خود قول بدهید که برگردید و درستش کنید!

تمپلیت یا قالب آماده: برای کارهایی که همواره تکرار می شود یک قالب بسازید مثل پاسخ ها به مشتری، پست وبلاگ و غیره.

لیست Not to do: این بار لیستی تهیه کنید از کارهایی که نباید انجام شوند زیرا به روند کار لطمه می زنند مثلا نباید در حین کار بصورت آن لاین بازی های فلش انجام دهید!